domingo, 4 de septiembre de 2016

REDACCIÓN COMERCIAL

Redacción Comercial




Concepto:
Es el escrito de cartas u otros documentos formales que se envían entre empresas y       personas de negocios...

Partes de una carta comercial

1- Membrete: la idea de ubicar el membrete en el borde inferior de una carta y empezar con lo principal (nombre del destinatario).

Como se distribuyen las cartas en el membrete:
-El domicilio: se establece en la escritura de constitución o el registro de la cámara de comercio
-La dirección: esta constituida por datos referenctes para la comunicación : nomenclatura. domiciliario, numero de teléfono, numero de fax, dirección electrónica entre otras
-Publicidad o lema: la publicidad se acostumbra cuando la razón social no es indicadora de la empresa. El lema destaca políticas  metas y objetivos.

2- Numero consecutivo: regulado por el código de comercio esto se aplica en las cartas oficiales y privadas.

3-Lugar y fecha: se acostumbra iniciar la carta con el nombre de la ciudad de origen la fecha debe escribirse en el siguiente orden: día, mes y año; el nombre del mes siempre debe escribirse en minúscula y el año sin coma y sin puntito ejemplo:
San Miguel, 28 de febrero de 2011

4-Datos del destinatario:
-Tratamiento: puede ser social (señor, señora) o académico (doctor, lic)
-El nombre: se integra con otro nombres y apellidos en algunos países se utiliza mayúscula para destacar la importancia.
-El cargo: es necesario incluir el cargo del destinatario en el cargo comercial.
-Nombre de la empresa: no va con mayúscula fijas solo s usa así cuando se trata de una sigla cuando el cargo social son cortas, pueden ir en el mismo renglón unidos por una coma.
-Dirección: se debe preferir la escritura de la dirección exactamente como aparece en el documento original que se contesta. hay que  familiarizarse con el sistema de codificación de la ciudad.
-Lugar del destino: se debe escribir el nombre de la ciudad, departamento, estado o país.

5-El asunto: el uso de esta parte no es muy practica si se escribe en cartas de un párrafo; sin embargo muchas empresas lo conservan para facilitar el proceso de archivo.

6-Saludo vocativo: en esta parte hay que diferenciar entre un mensaje parecido de un saludo y otro vocativo.

Donal Walton un experto en comunicación afirma que "una carta debe parecerse a un dialogo amistoso que sostienen dos personas que se encuentran de repente en la calle se saludan, conversan y se despiden"
ejemplo:
Saludo     (cordial saludo señor Torres)
Saludo vocativo (estimado señor Torres)

7- El cuerpo o texto de la carta: el numero ideal de párrafos es tres aperitivo, plato fuerte y postre; teniendo en cuenta las características vitales, el buen lenguaje, relaciones humanas y todos los factores de la corrección.

8-Despedida: consecuentemente con un saludo debe haber una despedida las palabras atentamente y cordialmente no son precisamente despedida a esto le llamamos cortesía.
ejemplo:
Despedida (hasta otra ocasión, hasta pronto)
Cortesía (cordialmente, atentamente)

9-Nombre del remitente: se emplea el mismo tipo de letra que se usa para escribir el nombre del destinatario encima del nombre va la firma del remitente.
ejemplo:
firma
kenia Cedillos

10-Cargo: posición de trabajo ejemplo: gerente general

11-Anexo: siempre es conveniente escribir la información especifica de lo que se envía por ejemplo: letra de cambio, catálogos etc.
anexo:contrato

12- Copia: copia de la carta

13- Identificación del indicador: quien hizo la carta

 Estilos de cartas





Son dos estilos de cartas mas usadas los cuales son:

1-Estilo bloque extremo: en las cuales las partes de las cartas aparecen a margen izquierdo. Este estilo armoniza con el diseño.
2- Estilo bloque: que al igual que el estilo bloque extremo el texto empieza por el margen izquierdo excepto las lineas de referencia, el nombre, fecha digitada y el cargo que están al lado derecho del papel.


Planeamiento de una carta. 





Planear o planificar es: crear una secuencia de trabajo para evitar olvidos o errores por tal razón se hace necesario e importante  el planeamiento de la misma.

Una carta no se improvisa, es la conbinacion de la experiencia personal, el conocimiento del idioma y un plan cuidadoso.

Nuestra linea de montaje como alternativa creativa le permitirá ordenar su trabajo si la sigue minuciosamente, muy pronto se convertiría en un abito productivo.
El planeamiento de una carta consta de las siguientes partes:

1- Concepción: es la etapa inicial en la que se piensa en el mensaje como necesidad o conveniencia.
La idea de esta parte no es siempre ordenada y definida. Por lo general es preciso poner muchas ideas en orden y ahí vienen precisamente dos y tres.

2- Recolección de datos: Pablo Freire define comunicación como transferencia de información. Esta definición implica la necesidad de hacer que un mensaje lleve el objetivo propuesto "comunicar".

Los datos mas frecuentes son nombres, fechas, numero de factura guía, cheque o giro, fax o e-mail, fechas de embarque, fechas de pago, precios, catálogos etc, garantizara la integridad del mensaje.

3- Bosquejo de ideas: punto e partida en el orden de las ideas. Un sustantivo focal para cada idea sera suficiente para señalar el camino que debe seguir en la persona en el momento de escribir un borrador. La integridad en un mensaje todas las ideas y todos los datos.
Algunos bosquejos pueden ser:
-gracias invitación
-aceptación

4- Síntesis sustantivada:  consiste en identificar los sustantivos como idea mínima de expresión aparir de la cual se escribirán las ideas completas.

El lenguaje sustantivo permite definir con mayor precisión las ideas necesarias para elaborar el borrador de una carta.

5- Borrador: con base en el orden de las ideas en el bosquejo se elabora el borrador; dos o tres párrafos uno para cada idea) que resulta de la aplicación de cuatro aspectos:
  • Buen uso de lenguaje, ortografía y puntuación.
  • Características complementarias y vitales
  • El buen gusto
  • Principio de relaciones humanas
Ejemplo de como se debe planificar una carta por medio de bosquejo y borrador:
Bosquejo (lectura revista)
Borrador (Hemos leído con agrado su revista "El Mundo Viajero" y la encontramos novedosa y moderna)

6- Control de calidad 1: pocas personas preparan un borrador por eso una revisada en el borrador es el mejor control esta es la gran virtud permite mejorar la calidad del producto.

7- Borrador mejorado: luego del mejoramiento del primer borrador después de haber verificado sus características es urgente que también analice la estructura gramatical, la ortografía, la puntuación y el buen gusto a la hora de escribir.

-Párrafo de apertura: debe crear o despertar en la mente del lector el interés por el mensaje que transmite.
-Párrafo de cierre: con este párrafo se deja y se mantiene el impacto favorable inicial. Debemos despertar y mantener la simpatía y confianza hacia el producto o servicio que ofrecemos.

8- Copia digitada: la digitacion de una carta se hace en un procesador de texto destacando los aspectos físicos de la carta margenes, espacios, estilo etc.

9-Control de calidad 2

10- Impresión


Consulta comercial  




La consulta comercial consiste en la realización de consultas a los productos comerciales, para una gran cantidad de Ruta, en donde la respuesta no se entrega en forma inmediata sino, que se entrega después de un tiempo, que depende de la cantidad de Ruta consultados, pero que no demora más allá de dos días.

Un empresario que quiere adquirir una nueva maquina para su fabrica o el gerente que desea tomar un plan de vacaciones; todos ellos se interesan por catálogos precios, posibilidades de adquirir un producto o servicio. Todos ellos empiezan por escribir una consulta comercial.

Para contestar esa comunicación siempre abra un director o un equipo que desea vender un viaje de vacaciones, una maquina o un equipo de oficina, entonces, lo primero que hay es reunir la información solicitada y responder a la consulta.

Para planificar se deben tomar en cuenta los siguientes principios que harán que su consulta sea eficaz

1- Explique a su lector por que lo ha elegido como fuente 
2-Solicite la información que solicita con claridad y brevedad
3-Sea especifico en los datos que solicita
4-Pida información adicional, ayuda o consejo
5-Dirigía la solicitud a la persona indicada de la empresa o institución
6- Acompañe un sobre timbrado si la respuesta a su consulta es mas un favor que un negocio
7- Agradezca (en futuro ) por la atención que su consulta pueda recibir.

Planeamiento de la consulta comercial

                                                               Proceso Básico
 Bosquejo -Síntesis sustantivada -Borrador -Control de calidad 1 -Borrador mejorado -Control de calidad 2


                                       Bosquejo de ideas
          Plan A                                                     Plan B
Idea que origina la cata                              Idea que origina la carta                                               
Información deseada                                 Preguntas sobre información deseada
Agradecimiento                                         Agradecimiento


Ejemplo de consulta comercial Plan A
Consulta sobre modelos de casa

Bosquejo:
Proyecto de construcción - Información arquitecto - Agradecimiento

Síntesis sustantivada:
Proyectamos construcción casa. Urbanización El Paraíso agradeceremos información sobre profesionales que exhiben maqueta su oficina. Gracias ayuda.

Borrador:

Estimados señores:

Mi familia y yo poseemos un lote de tierra en la urbanización "El Paraíso" y pensamos edificar nuestra soñada casa propia. 

Cuando visite su empresa constructora recientemente quede impresionada por los modelos de casas exhibidos en la maquila central de su oficina y me agradaría obtener información sobre el profesional que realiza este trabajo. 

Estaré muy reconocido por la ayuda que pueda brindar en este sentido.

Atentamente,

Rosario Hernandez

Borrador mejorado

Saludos cordiales para ustedes:

Poseemos un terreno en la urbanización "El Paraíso" y pensamos edificar la soñada casa propia.

Cuando visitamos su empresa constructora nos agradaron los modelos de casa exhibidas en maqueta de su oficina y desearíamos obtener información sobre los profesionales que realizaron este trabajo.

Apreciaremos la ayuda que nos pueda brindar.

Hasta entonces,

Rosario Hernandez

Ejemplo de consulta comercial de plan B
consulta sobre informes turísticos

Bosquejo: Plan de viaje - Preguntas sobre servicios turisticos - Agradecimiento

Sintesis sustantivada:
Plan de viaje , cuarenta y cinco personas, apreciare informacion paquetes escolares economicos, gracias.

Estimado señor Peralta:

Cuarenta y cinco jovenes de la proocion "pedro B. Castillo" Piensan realizar una excursion a Cartagena de Indias en el mes de enero y apreciare como tutor del grupo que me ofrezca la siguiente informacion:

1-¿ Se encargaria su agencia de organizar el viaje turistico?

2-¿ Hay para enero algun paquet turisico que sea economico?

3-¿ Se encararia su agencia de tramitar toda nuestra documentacion de viaje?

Quedare muy reconocido si se sirve ofrecernos, a vuelta de correo, algun folleto que ilustre los lugares que podriamos visitar y  la informacion que estime conveniente.

Atentamente,

Borrador mejorado

Un saludo cordial señor Peralta

Cuarenta y cinco jovenes de la promcion "Pedro B. Castillo" piensan realizar una excursion a Cartagena de Indias en el presente mes y apreciare como tutor del grupo que me proporcione la siguiente informacion.

1-¿Se encargaria su agencia de organizar el viaje turistico?

2-¿ Hay para enero algun paquete  turisico que sea economico?

3-¿ Se encararia su agencia de tramitar toda nuestra documentacion de viaje?

Apreciare la ayuda que pueda ofrecernos devolver por correo o fax algun folleto que ilustre los lugares que podriamos visitar y la informacion necesaria.

Hasta entonces,


RESPUESTA A LA CONSULTA COMERCIAL

Responder cordial y oportunamente a un consulta es un cortesia y coveniencia comercial. cortesia cuando la consulta  no le proporcina ventaja economica alguna yconveniencia cuando surge un posible clinte de los informes que ha proporcionado.

Para que la respuesta a la consulta sea eficaz deben tomarse encuenta los siguientes principios esenciales:

1- Responda en fora inmediata: una respuesta oportuna es siempre señal de seriedad, cumplimiento y crea una imagen muy favorable.

2- Ofezca datos especificas y completas: proporcione datos mas claras y completas que pueda de ese modo ayudara a su futuro cliente a decidir por su compra.

3- Sea cordial: un cordial no solo porque la cordialidad es caracteristica vital del mensaje si porqueese trato genera mayor interes en el lector y late deseable buena voluntad, es preciso ser cordial y amistoso.

4- Proporcione inormaion adicioal: en la era de la informaion cualquier dato adicional es de utilidad para tomar una mejor decision. con mucha frecuencia el clente ignora datos tecnicas y si usted generosamente los ofrece facilita la toma de decisiones.

Amenudo una sugerencia o recomendacion hacia un producto de especial caracteristica resulta muy conveniente.

Los objetivos fundamentales que debe cumplir a la respuesta de la consulta comercial son:

  • Comunicar sobre precios, catalogo, servicios
  • Persuadir al cliente para que compre
  • Crear y mantener la buen voluntad

Planeamiento de la respuesta a la consulta comercial.

El plan de la carta debe corresponder a la estructura de la consulta recibida:


PLAN  A                                            PLAN  B
-Gracias consulta                                -Gracias consulta
-Informacion solicitada                       -Respuesta preguntas
-Informacion adicional                        -Informacion adicional
-Refuerzo amable                               -Refuerzo amable


Ejemplo de la respuesta a la  consulta comercial

Bosquejo: Fenix - Recomendacion - Servicios

Sintesis sustantivada:
Autora de proyectos es constructora Fenix av.Los Alamos 396 Oeste, telefono 426-9240. Su solvencia es garantia. Saludos.

Borrador:

Estimado señor Taboada:

Nos complace informarle que los modelos de casa que usted ha admirado en nuestra oficina son obra de la empresa constructora Fenix, con oficinas en Avenida Los Alamos 396 Oeste. telefono 426-9240 y fax 496-4015.

La solvencia de esta empresa, especialmente la del equipo de arquitectos, es muy reconocida y nos da mucho gusto en recomendar.

BORRADOR MEJORADO

Un saludo cordial señor Taboada

Complacidos le informamos que la empresa constructora Fenix y su equipo de arquitectos es responsable de nuestro proyecto de construccion. sus oficinas estan en avenida Los Alamos 396 oeste telefono 426-9240 y fax 496-4015.

Nos compace recomendar los servicios de esta empresa y haber contribuido con informacion para usted

Hasta otra ocasion

Ing. Roberto Orellana

El Pedido



El  objetivo básico de una carta de pedido es convertirse en un testimnio escrito de un compromiso aceptado por las partes en una operación de compraventa.

Un pedido puede ser elaborado de tres maneras una carta de pedido enviada por fax o correo, un pedido por e-mail.

Cuando la carta del pedido así lo exige o cuando el pedido se hace a otra localidad o país se prefiere la formalidad de la carta en la cual se establecen y aceptan los términos de la cotizacion.

Los datos esenciales de una cara de pedido son:
  1. Numero de pedido: es importante para su seguimiento o referencia
  2. Numero de catalogo: facilita la identificacion del articuló escogido
  3. Descripción de los artículos o servicios: cantidad, articulo, referencia,marca, precio unitario y al mayoreo, código, tamaño, color,material,acabado etc. Hay que especificar con toda laidad para facilitar la atención y puntualidad en su tramitación.
  4. Forma de pago contado o crédito además es importante estipular el acudo convenido al respecto
  5. Instrucciones de embargue: de no haber un método pre-establecido y acostumbrado de embargue es preciso estipular la condición especifica aéreo, férreo, marítimo, terrestre. o cluvial (como o vamos a enviar).

1 comentario:

  1. Muchas gracias por la ayuda pero falta la segunda parte me ayudaste con la mitad d e una tarea de investigación, me gusto como lo hiciste el contenido muy entendible

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