EL INFORME

EL INFORME

Una de las formas más utilizadas en la comunicación es el Informe, éste no tiene por qué ser una obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lúcido y claro. Nada más lejano de lo que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la indefinición. El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.

Un informe no es producto de una inspiración momentánea que nos complace expresar a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca de información. El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas: 1) ¿Qué es lo que se investiga exactamente? 2) ¿Por qué? 3) ¿Según qué método? 4) ¿Cuáles son los resultados? 5) ¿Cuáles son las conclusiones?

Existen tantos informes como asuntos diferentes hay. No hay, pues, una metodología definida que sirva para todos ellos. El empleo de un método u otro a la hora de redactar un informe depende exclusivamente del tema sobre el que se va a tratar. Siempre será conveniente conocer la finalidad del informe con el fin de saber cuál es el estilo requerido.

Redacción de informes

No se debe escribir ni una palabra del informe hasta que no se conozca quién es el destinatario, por qué se ha solicitado el informe y desde qué punto de vista se pueda dar una opinión objetiva. A continuación vine la etapa preparatoria del informe: acopio, selección y comprobación o verificación de datos. Todo dato o información debe estar cuidadosamente seleccionado. No podrá ser bueno un informe que carezca de base objetiva en la selección de dichos datos y que no ofrezca garantía de que hayan sido adquiridos de primera mano.

Una vez seleccionados los datos e informaciones que se estimen convenientes, hay que presentarlos en forma adecuada. Es decir, clara y sin rodeos. Posteriormente se requiere un análisis de estas informaciones y esta parte corresponderá al cuerpo del informe. De todos modos no se debe ofrecer un informe sin resquicios, donde todo quede analizado, porque podría resultar contraproducente y poco claro.

Una vez agrupados los datos, se organiza el material disponible dentro de cada grupo de la clasificación establecida previamente y se colocan en orden lógico a fin de que aparezca como un todo sólido y coherente. (Blanco, E.1976).

Clases de informe

De acuerdo a su contenido y a los objetivos, se distinguen tres clases de informes: expositivo, interpretativo y demostrativo (Fernández de la Torriente, G. 1978).

a) Informe expositivo. Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo alguno se sienten conclusiones o se hagan recomendaciones. Un informe de este tipo debe comenzar resumiendo la situación previa, pues esa visión de conjunto ayudará al lector o receptor a capar los pormenores ulteriores con más comprensión y a seguirlos con más interés.

b) Informe interpretativo. Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés.

c) Informe demostrativo. Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar determinados asertos, es preciso que el lector o receptor conozca con toda exactitud la tesis que pretender establecer el informante. Este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y sus comentarios, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinión.

Partes internas de un informe

La estructura básica fija para un informe de investigación comprende lo siguiente: Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación), Descripción del problema, Manera de trabajo, Resultados y Conclusión. Con esto, se podrá observar que la presentación del informe es sencilla pero debe ser bien cuidada su parte externa

a) Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta o carátula.

b) Índice o contenido.

c) El título del informe debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trata y el nombre del autor.

d) Introducción o Presentación del informe: explica el tema del informe, delimita las áreas estudiadas, señala el objetivo que se persigue y los aspectos más relevantes del mismo.

e) Cuerpo del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso de las informaciones obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones.

f) Conclusiones: en este apartado se han de presentar de manera inequívoca, clara y definida, los resultados de nuestro estudio y las recomendaciones concretas que se ofrecen. En algunos casos, bastará con se ofrezca el panorama de posibles soluciones recomendadas para que asesoren a un superior a tomar la decisión.

g) Apéndices: en ciertos casos es bueno reservar para esta parte la documentación (fotocopias, etc.) que puedan aclarar el contenido del informe. De esta manera, se alivia de piso el cuerpo central y se vuelve más fácil la lectura.

Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si son informes de tipo técnico. Si también incluyen anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.

Diego Fernández de la Torrente (1979) ofrece los siguientes consejos para la información complementaria o apéndices:

o Enumerar cada apéndice, par que el lector pueda comprobar alguna afirmación del informe y acuda al apéndice con poco esfuerzo.

o Haga que en el texto del informe y entre paréntesis, figure la numeración que coincida con el apéndice (los programas de computación ya dan estas facilidades).

o Enumerar también los gráficos, cuadros estadísticos, mapas, etc. si forman parte esencial del informe.

Modelo de Informe