ACTA

EL ACTA

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación. Un acta está constituida por:

* encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación

* lugar, fecha, hora de comienzo y terminación

* lista de asistentes

* resumen ordenado de los debates realizados

* visto bueno y firma del presidente

* firma del secretario

Las partes de un acta de sesión son: título,introducción,texto,cierre del acta,firma de los que aprueban el acta y redacción del acta de sesión ordinaria.

1.-TÍTULO

El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo.

Este título se escribe así:ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2016, También ACTA DE SESIÓN DEL  27.05.2016.

Sin embargo,en los últimos años,muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento

Por ejemplo:ACTA DE SESIÓN Nº 01-2012 DE FECHA 27.05.2016.

En todos  los casos subrayado y con letras mayúsculas,luego de la firma de los que procedieron a  aprobarla.

2.INTRODUCCIÓN

La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende :lugar,fecha y hora en la que se leva a cabo la sesión;y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presiente y de secretario,si los que concurren son muchos,sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo,y en su caso ,los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatorias.

3.TEXTO

Las actas tradicionales hacen un relato minucioso de todo lo que acontece en la sesión;contienen todas las intervenciones de los asistentes,sin establecer ninguna distinción entre ellas.Este tipo de actas resultan  extensas y complicadas.

Las nuevas disposiciones  legales acerca de la redacción de las  actas de sesiones consideran  que éstas deben contener  solamente la siguiente información;los asuntos tratados en la sesión,la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos  adoptados.Además ,cuando lo solicitaban ,deben contener las constancias que los presentes  desean  dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión.Y nada más.Concreto y preciso,.Breve.Libre de complicaciones.es por eso que ahora las actas se deben aprobar al término de las sesiones.

Por otro lado ,los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente,en forma anual,y se escriben como la parte resolutiva  de las resoluciones administrativas.

Por ejemplo:  ACUERDO Nº 01 –2016: Concédase licencia sin goce  al señor…… 

Los acuerdos se escriben con letras mayúsculas y subrayadas,haciéndolos resaltar  del conjunto,para su rápida diferenciación y ubicación en el libro de actas.No hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen conocer a los interesados pro medio de resoluciones administrativas,con las firmas del presidente y secretario.

4.-CIERRE DEL ACTA.

Indica que la sesión ha terminado.Señala la hora en la cual concluye este acto .He aquí un ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m se dio levantada la sesión.

5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

  Según lo determinen las normas de cada institución ,las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes.por sólo el presidente y el secretario,o por una comisión elegida par tal fin.(consulte oportunidad de la aprobación del actas de sesión” en la página ,en la página  28)

5.-REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realiza,en forma obligatoria,en cada fecha o período fijado en las normas internas de cada institución,pudiendo ser cada semana,cada  15 días ,cada mes,o  cada 6 meses .La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha tratado en temas anteriores.