ACTA PARTE 2

ACTA

EL ACTA

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación. Un acta está constituida por:

* encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación

* lugar, fecha, hora de comienzo y terminación

* lista de asistentes

* resumen ordenado de los debates realizados

* visto bueno y firma del presidente

* firma del secretario

Las partes de un acta de sesión son: título,introducción,texto,cierre del acta,firma de los que aprueban el acta y redacción del acta de sesión ordinaria.

1.-TÍTULO

El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo.

Este título se escribe así:ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2016, También ACTA DE SESIÓN DEL  27.05.2016.

Sin embargo,en los últimos años,muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento

Por ejemplo:ACTA DE SESIÓN Nº 01-2012 DE FECHA 27.05.2016.

En todos  los casos subrayado y con letras mayúsculas,luego de la firma de los que procedieron a  aprobarla.

2.INTRODUCCIÓN

La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende :lugar,fecha y hora en la que se leva a cabo la sesión;y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presiente y de secretario,si los que concurren son muchos,sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo,y en su caso ,los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatorias.

3.TEXTO

Las actas tradicionales hacen un relato minucioso de todo lo que acontece en la sesión;contienen todas las intervenciones de los asistentes,sin establecer ninguna distinción entre ellas.Este tipo de actas resultan  extensas y complicadas.

Las nuevas disposiciones  legales acerca de la redacción de las  actas de sesiones consideran  que éstas deben contener  solamente la siguiente información;los asuntos tratados en la sesión,la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos  adoptados.Además ,cuando lo solicitaban ,deben contener las constancias que los presentes  desean  dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión.Y nada más.Concreto y preciso,.Breve.Libre de complicaciones.es por eso que ahora las actas se deben aprobar al término de las sesiones.

Por otro lado ,los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente,en forma anual,y se escriben como la parte resolutiva  de las resoluciones administrativas.

Por ejemplo:  ACUERDO Nº 01 –2016: Concédase licencia sin goce  al señor…… 

Los acuerdos se escriben con letras mayúsculas y subrayadas,haciéndolos resaltar  del conjunto,para su rápida diferenciación y ubicación en el libro de actas.No hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen conocer a los interesados pro medio de resoluciones administrativas,con las firmas del presidente y secretario.

4.-CIERRE DEL ACTA.

Indica que la sesión ha terminado.Señala la hora en la cual concluye este acto .He aquí un ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m se dio levantada la sesión.

5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

  Según lo determinen las normas de cada institución ,las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes.por sólo el presidente y el secretario,o por una comisión elegida par tal fin.(consulte oportunidad de la aprobación del actas de sesión” en la página ,en la página  28)

5.-REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realiza,en forma obligatoria,en cada fecha o período fijado en las normas internas de cada institución,pudiendo ser cada semana,cada  15 días ,cada mes,o  cada 6 meses .La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha tratado en temas anteriores.

CARTAS Y SUS CARACTERSTCAS

CARTAS 

El autor Gastón Fernández de la Torriente (1990) opina que la comunicación por carta constituye uno de los géneros literarios más antiguos, cuyos elementos esenciales no han variado apenas a través de la historia. Esta continuidad se explica por la necesidad de suplir la comunicación oral mediante una fórmula simple que permita mantener la relación con personas físicamente alejadas a quien escribe. La carta es el medio más idóneo para comunicar un mensaje a quien no puede escuchar nuestra voz.

Cuando por razones de tiempo, distancia o preferencia no podemos compartir la vida de nuestros familiares o visitar a nuestros amigos, es usual recurrir a la carta como medio de comunicación. Las cartas nos ayudan a dar a conocer lo que pensamos, sentimos o estamos haciendo; y a ofrecer o solicitar atenciones y favores, creando así nuevos vínculos amistosos o fortaleciendo los ya existentes.

Como características esenciales de una carta, podemos anota las siguientes:

• Es un medio rápido, económico y directo

• Es un mensaje eminentemente personal

• Es una respuesta concreta a una situación

• Es un sustituto del diálogo

Estilo y tono

El estilo de la carta es el coloquial, capaz de reproducir los efectos de una conversación normal y en cierto modo de sustituirla. Como una carta es una respuesta personal a una situación, y las situaciones son muy variadas porque cada persona tiene una particular manera de ser y de relacionarse, cada emisor tiene también una particular manera de expresarse. Cuando escribimos no podemos ayudarnos con gestos, con la inflexión de la voz y con las diversas expresiones del rostro y de la persona que dan más vigor a nuestras palabras; por eso la carta debe de ser clara, expresiva y resumida.

Es muy importante el tono que en cada caso se debe adoptar. En esto juega un papel importante la imaginación del que escribe. Cuanto mejor se imagine el conjunto de la situación, el tipo de relación que la carta establece o mantiene, las reacciones posibles del destinatario, sus deseos y temores, etc., mejor corresponderá el tono a la situación concreta con la que uno se enfrenta. En último término, el tono está en función del destinatario, de la circunstancia concreta en que dicho destinatario se encuentra y del carácter de la relación que hasta el momento se ha mantenido con él. No es lo mismo escribir a un viejo amigo que al gerente de una empresa con el cual nos vincula un simple lazo profesional.

Elementos formales

La práctica ha ido estableciendo varios elementos externo-formales básicos en el género epistolar, como los siguientes:

• Lugar y fecha

• Nombre y dirección del destinatario

• Salutación

• Introducción

• Desarrollo del tema

• Despedida

• Firma

Algunos consejos prácticos que deben seguirse son:

• Empezar por lo más importante

• Dedicar un párrafo a cada cuestión

• El punto y aparte es de gran utilidad

• Terminar de un modo natural

• Invitar al destinatario a hacer algo

• Ajustar la despedida al tono de la carta

• Tratar de que la despedida no sea larga

Sus clases

Aunque cabría señalar tantas clases de cartas como situaciones las requiera o la naturaleza de la comunicación que se pretenda lo exija, podemos dividirlas en dos clases esenciales: personales y comerciales. Las comerciales a su vez, admiten una variada subdivisión.

a) La carta personal

Cuando la carta responde a una relación de amistad personal, el epistolar se convierte en el más libre de los géneros y resulta extraordinariamente difícil señalar normas concretas de etilo. Sin embargo, si se pretende una comunicación eficaz es necesario redactar el texto de acuerdo con los factores que se han enunciado anteriormente.

Características

• La carta personal es la que más se parece a la conversación, y esto se consigue con un lenguaje sencillo y natural.

• El lenguaje debe además ser sincero y afectivo, conforme sea el grado de amistad y de relación que exista con el destinatario.

• Ha de evitarse la complicación de las frases y el encadenamiento en uno mismo período de diversas ideas.

• Trátese de que cada idea pueda expresarse en una oración.

• Elimínense las dificultades de la construcción y váyase por partes. Esto permite, además, ser más exactos y cuidadosos en la elección de las palabras.

b) La carta comercial

Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la buena marcha de posnegocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y profesionales. La carta comercial no sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es también una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y prestigio hace llegar hasta los lugares más remotos.

La correspondencia comercial tiene su propia personalidad, “Su modo de decir”. El carácter predominante de esta personalidad es el mismo que caracteriza el comercio, es decir, el sentido de lo útil. Ha de cuidarse su estilo, no sólo par conseguir una perfecta comunicación, sino también para obtener una impresión favorable de la persona a la que va dirigida la carta.

Ventajas

• Borra distancias, permitiendo la comunicación con lugares alejados.

• Tiende una especie de puente entre personas que a veces ni siquiera se conocen.

• A través de ella, se crean o impulsan, se mejoran o se restauran las operaciones comerciales, las relaciones administrativas y las actividades profesionales.

• Lo escrito tiene de ordinario más valor comercial que lo expresado oralmente por constituir un registro visible o prueba concreta que se puede consultar en cualquier momento.

• Cuando se escribe se dispone del tiempo necesario para pensar, planear y organizar ideas; consultar diccionarios y fuentes; corregir, resumir y concretar los diferentes puntos de vista

• La carta comercial es para una empresa o agencia, un representante o una embajadora con el propósito de crear buena impresión.

Objetivos

• Establecer comunicación con las personas o entidades que interesen a una empresa o agencia

• Mantener vivos e incrementar constantemente los negocios y el prestigio de una empresa o agencia.

• Fortalecer las relaciones administrativas y las actividades profesionales.

• Pretender sólo ser eficaz, aunque sin olvidar que un estilo limpio contribuye también a la eficacia.

• Lograr en el destinatario una reacción favorable dentro del ámbito mercantil.

Clases de cartas comerciales

Los tipos de carta comercial son muy numerosos, por lo mismo que son también infinitos los casos que se plantean a diario en una empresa o agencia y que tratan de tramitarse y solucionarse por medio de la correspondencia. Su enumeración por tanto es imposible. Con esta salvedad intentamos clasificarlas de la manera siguiente:

1. Cartas de solicitud. Este tipo de cartas, en el que se incluyen también las de pedido, es el que se emplea para pedir servicios, instrucciones, informes, reservaciones, referencias, precios, catálogos, entrevistas, cooperación, etc.

2. Cartas de remisión o envío. Son las que se dirigen para acompañar cheques, giros, documentos comerciales, panfletos, boletines, muestras o mercaderías. En dichas cartas se hace constar la remisión de lo que se manda. Sirve para identificar lo que se ha enviado y par que el destinatario sepa específicamente lo que ha de llegarle.-

3. Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a quienes se ha concedido crédito, el cumplimiento de su obligación. Su redacción debe ser muy cuidadosa para no herir la susceptibilidad del cliente.

4. Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresan una queja o protesta, en virtud de los errores que con frecuencia se cometen en las transacciones comerciales o en las decisiones profesionales y administrativas, aunque traten de evitarse.

5. Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al posible cliente a comprar determinados artículos o servicios. Ejemplos de éstas son las que tienen como propósito anunciar un nuevo producto, asegurar a los clientes a mejora de un servicio, o dar a conocer la naturaleza y alcance de nuevas actividades, convencer a alguien de la ventaja de abrir una cuenta corriente en determinado banco, etc.

6. Cartas de relaciones públicas. Son cartas comerciales que tienen carácter social. Se escriben para conservar las buenas relaciones entre los clientes o usuarios de las empresas o agencias. Son muy importantes porque, por medio de ellas, se mantiene vivo en el recuerdo de todos, el nombre de la empresa o agencia y su presencia en la comunidad. Las más comunes son las de felicitación, pésame, invitación y agradecimiento.

Características esenciales

Cuando se lee una carta, sus características o cualidades influirán en el destinatario para hacerle reaccionar favorable o desfavorablemente hacia quien la escribió. Como el objetivo básico de una carta comercial es conseguir una reacción positiva en su redacción deben observarse las características que se exponen a continuación.

1) Claridad. Una carta comercial es clara cuando es de fácil comprensión, es decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la mente del destinatario. Se puede lograr la claridad de la siguiente forma:

• Expresándonos mediante frases cortas.

• Eligiendo con cuidado el vocabulario

• Estando pendiente, a medida que se escribe, del comienzo de la frase para continuarla con la correspondiente concordancia.

• Evitando vocablos ambiguos

• No abusando del pronombre

• Desterrando los gerundios

• Evitando el uso de abreviaturas

• Eliminando palabras rebuscadas

• Evitando el exceso de adjetivos

• Pensando despacio, para escribir deprisa.

Los enemigos de la claridad son:

• Las expresiones incompletas

• Las palabras superfluas, innecesarias

• El uso de circunloquios

• La alteración del orden lógico en la expresión

• El empleo de vocablos “gastados, manoseados”

2) Concisión. Cada frase que escriba debe contener ideas claras y precisas. Si se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse dos o tres palabras cuando éstas puedan ser reemplazadas por una. La oración puede ser más larga o más corta, pero siempre deberá ser concisa. Esto no quiere decir que sea breve, sino que o esté recargada de expresiones superfluas o palabras inútiles. Resumimos afirmando que concisión es la expresión de los conceptos con las menos palabras posibles y con la mayor exactitud.

Si se quiere lograr concisión:

• Revise lo que escriba

• Elimine expresiones inútiles

• Evite la repetición de ideas

• No anuncie lo que va a decir, dígalo

• Coloque un concepto después del otro

• No se pierda en detalles

• Vaya directamente al asunto

• Busque rapidez en la expresión

En contra de la concisión, están:

• El lenguaje telegráfico

• El laconismo; conciso no quiere decir incompleto

• La excesiva literatura

• La vaguedad

• Las aclaraciones inútiles.

3) Precisión. Entendemos por precisión utilizar cada palabra en su sentido exacto. Para llegar a utilizar nuestro vocabulario en una carta comercial con precisión, debemos tener en cuenta los siguientes factores:

1. La exactitud de los términos que escojamos

2. La claridad con que los apliquemos

3. La cantidad de información que suministren

Los sinónimos tienen significado similar, pero cada uno expresa un matiz diferente dentro de esa semejanza. No se pueden intercambiar entre sí a capricho. Elegir el término más apropiado a la expresión es ser precisos en el lenguaje. Para lograr la precisión, siga los siguientes consejos:

• Ante una duda, acuda a un diccionario de sinónimos.
• Evite al abuso de oraciones subordinadas
• No abuse de incisos que debilitan la idea principal en vez de reforzarla.
• Ofrezca explicaciones razonables y coherentes encada uno de los puntos de la carta.
• Cuide la concordancia, en género y número, entre el sujeto y el predicado.
• Asegúrese de que la carta esté completa.
• Evite la inexactitud que siempre da lugar a rectificaciones, reclamaciones y retrasos.

4) Tono. El tono no es más que la adaptación de la expresión y del estilo del asunto que motiva la carta. El calor humano no debe faltar nunca en una carta comercial. Téngase en cuenta que la redacción comercial es la versión escrita de una conversación entre comerciantes o miembros de una misma agencia. De ahí que el tono deba reunir estas cualidades:

• Personal. Sitúese verbalmente frente al destinatario como si lo estuviera mirando a la cara.

• Cortés. La expresión amable y cordial favorece la buena voluntad del destinatario hacia la persona que escribe.

• Ponderado. Procure mantenerse dentro de los límites de moderación en el trato y prudencia en la expresión, porque así ofrecerá una grata imagen de sinceridad.

• Positivo. Aunque muchas veces tengamos que decir “no” exprese una decisión o una acción enfocando el lado positivo, no su aspecto negativo.

A continuación, algunos consejos prácticos que deben seguirse para lograr un tono que reúna las cualidades anteriormente expresadas:

• Escriba con estilo natural y propio, sin caer en la excesiva familiaridad.
• No lo haga en tono ceremonioso, frío e impersonal.
• Elimine toda expresión convencional.
• Acuérdese de poner en su estilo un acento de espontaneidad, afable, propio de la carta dirigida a un ser humano y no a una entidad anónima.
• Evite el tono egoísta. No convierta su persona en el eje exclusivo sobre el cual gira la carta.
• No abuse de pronombres “yo”, “nosotros”.
• Tampoco abuse de “usted” y “su”.
• No redacte cartas cuando esté enojado
• No incurra en exageraciones, jactancias, falsas promesa y adulaciones.

• No trate de imponer sino de convencer.

5) Corrección. Una carta debe ser escrita tratando de evitar cualquier error que pueda producir una impresión desfavorable en la mente del destinatario. Cuando hablamos de errores nos referimos tanto a los que se comenten en el contenido de la carta como a los que se refieren a su apariencia externa. Para que una cata sea escrita en forma correcta han de evitarse los siguientes errores:

• Errores ortográficos
• Puntuación incorrecta
• División incorrecta de las palabras
• Borrones y tachaduras
• Márgenes desiguales
• Carta descentrada
• Párrafos mal balanceados.

La corrección necesaria se obtendrá cuando:

• Piense lo que va a decir
• Estudié cómo va a decirlo y a quién
• Conserve “la distancia” debida
• Tenga extremo cuidado con la ortografía
• Cuide el aspecto externo de la carta.

Por el contrario, son enemigos de la corrección:

• Cometer errores gramaticales
• Descuidar la presentación
• Escribir con brusquedad
• Mostrar indiferencia
• Adoptar una actitud negativa.

Disposición o estructura de la carta

El destinatario de una carta comercial resulta favorablemente impresionado o influido por un mensaje cuando, además de su contenido efectivo, tiene también una apariencia física atractiva. El objetivo básico de una carta comercial es conseguir una reacción propicia. Si la primera impresión es buena, el lector o destinatario se encontrará favorablemente predispuesto a la recepción del contenido.

Las partes de que consta una carta de este tipo son las siguientes:

1. Encabezamiento: Membrete. Fecha. Destinatario y dirección.
2. Texto o cuerpo: Introducción a la idea básica. Desarrollo de esta idea. Conclusión final.
3. Cierre: Despedida. Firma (rubrica a mano). Nombre de la persona que escribe. Cargo o título que posee. Iniciales de identificación. Anexos. Posdata o post scriptum.

EL INFORME

EL INFORME

Una de las formas más utilizadas en la comunicación es el Informe, éste no tiene por qué ser una obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lúcido y claro. Nada más lejano de lo que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la indefinición. El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.

Un informe no es producto de una inspiración momentánea que nos complace expresar a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca de información. El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas: 1) ¿Qué es lo que se investiga exactamente? 2) ¿Por qué? 3) ¿Según qué método? 4) ¿Cuáles son los resultados? 5) ¿Cuáles son las conclusiones?

Existen tantos informes como asuntos diferentes hay. No hay, pues, una metodología definida que sirva para todos ellos. El empleo de un método u otro a la hora de redactar un informe depende exclusivamente del tema sobre el que se va a tratar. Siempre será conveniente conocer la finalidad del informe con el fin de saber cuál es el estilo requerido.

Redacción de informes

No se debe escribir ni una palabra del informe hasta que no se conozca quién es el destinatario, por qué se ha solicitado el informe y desde qué punto de vista se pueda dar una opinión objetiva. A continuación vine la etapa preparatoria del informe: acopio, selección y comprobación o verificación de datos. Todo dato o información debe estar cuidadosamente seleccionado. No podrá ser bueno un informe que carezca de base objetiva en la selección de dichos datos y que no ofrezca garantía de que hayan sido adquiridos de primera mano.

Una vez seleccionados los datos e informaciones que se estimen convenientes, hay que presentarlos en forma adecuada. Es decir, clara y sin rodeos. Posteriormente se requiere un análisis de estas informaciones y esta parte corresponderá al cuerpo del informe. De todos modos no se debe ofrecer un informe sin resquicios, donde todo quede analizado, porque podría resultar contraproducente y poco claro.

Una vez agrupados los datos, se organiza el material disponible dentro de cada grupo de la clasificación establecida previamente y se colocan en orden lógico a fin de que aparezca como un todo sólido y coherente. (Blanco, E.1976).

Clases de informe

De acuerdo a su contenido y a los objetivos, se distinguen tres clases de informes: expositivo, interpretativo y demostrativo (Fernández de la Torriente, G. 1978).

a) Informe expositivo. Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo alguno se sienten conclusiones o se hagan recomendaciones. Un informe de este tipo debe comenzar resumiendo la situación previa, pues esa visión de conjunto ayudará al lector o receptor a capar los pormenores ulteriores con más comprensión y a seguirlos con más interés.

b) Informe interpretativo. Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés.

c) Informe demostrativo. Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar determinados asertos, es preciso que el lector o receptor conozca con toda exactitud la tesis que pretender establecer el informante. Este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y sus comentarios, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinión.

Partes internas de un informe

La estructura básica fija para un informe de investigación comprende lo siguiente: Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación), Descripción del problema, Manera de trabajo, Resultados y Conclusión. Con esto, se podrá observar que la presentación del informe es sencilla pero debe ser bien cuidada su parte externa

a) Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta o carátula.

b) Índice o contenido.

c) El título del informe debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trata y el nombre del autor.

d) Introducción o Presentación del informe: explica el tema del informe, delimita las áreas estudiadas, señala el objetivo que se persigue y los aspectos más relevantes del mismo.

e) Cuerpo del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso de las informaciones obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones.

f) Conclusiones: en este apartado se han de presentar de manera inequívoca, clara y definida, los resultados de nuestro estudio y las recomendaciones concretas que se ofrecen. En algunos casos, bastará con se ofrezca el panorama de posibles soluciones recomendadas para que asesoren a un superior a tomar la decisión.

g) Apéndices: en ciertos casos es bueno reservar para esta parte la documentación (fotocopias, etc.) que puedan aclarar el contenido del informe. De esta manera, se alivia de piso el cuerpo central y se vuelve más fácil la lectura.

Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si son informes de tipo técnico. Si también incluyen anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.

Diego Fernández de la Torrente (1979) ofrece los siguientes consejos para la información complementaria o apéndices:

o Enumerar cada apéndice, par que el lector pueda comprobar alguna afirmación del informe y acuda al apéndice con poco esfuerzo.

o Haga que en el texto del informe y entre paréntesis, figure la numeración que coincida con el apéndice (los programas de computación ya dan estas facilidades).

o Enumerar también los gráficos, cuadros estadísticos, mapas, etc. si forman parte esencial del informe.

Modelo de Informe

MEMORANDO

MEMORANDO

El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

En la práctica podemos distinguir, tanto en lo que atañe a la forma como en lo que concierne a su contenido y extensión, dos clases de memorandos:

Memorando breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa u organismo posee con su propio membrete.

En dicha hoja aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que indican:

A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece

DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que pertenece.

FECHA: Puede usarse en forma abreviada.

ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.

FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

Memorando extenso

Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.

Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesión, precisión y armonía que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el destinatario. (Fernández de la Torriente, G. 1979).

Recomendaciones generales

Se debe evitar:

• Expresarse en primera persona del singular

• Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.

• Abusar del tiempo del destinatario.

• Elaborar ideas obvias

• Incluir algo que no venga al caso.

• Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación

• Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas

• Usar y abusar de la construcción negativa

• Emplear rodeos y redundancias

• Acumular oraciones difusas

• Ser oscuro en las expresiones

• Herir sensibilidad del receptor

• Firmar antes de releer el escrito.

Otro modelo de Memorando

CIRCULAR

CIRCULAR

Conforme a la Real Academia, la palabra “circular” tiene dos acepciones 1) orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica, y 2) cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimientos de alguna cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecánico de reproducción del texto único.

No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha señalado, sin embargo, que la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresas u organismos para comunicar a sus oficinas locales, informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.

Se utilizan estas comunicaciones con los motivos más diversos

• Cambio de dirección y teléfono

• Cambios de personal

• Apertura de nuevas sedes o programas

• Ampliación de negocios o extensión de servicios

• Anuncios de visitas.

Características

El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su redacción sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las características de claridad, sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia escrita.

Una comunicación circular no debe hacer pensar que esté privada de personalidad y de humanidad. Sea cual fuere el medio mecánico que se utilice para su confección, debe de ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al máximo a una carta original, a una carta no hecha “en serie”, lo que siempre será motivo de halago para el que lo recibe.

Recomendaciones

• Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la expide.

• Recuerde la fecha (mes y año)

• Evite dirigirse a la “masa” para la que ha sido preparada

• Dé la sensación de que se dirige a “cada una de las personas que lean la circular”.

• Use párrafos cortos y expresiones ordenadas.

• Esfuércese por una presentación agradable.

• Concluya con saludos y gracias por la atención prestada.

• Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicación.

Diferencias entre circular y memorando

Como se ha observado, no existe una diferencia sustancial entre la circular y el memorando. La circular debe reservase para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresa o agencias para comunicar a sus oficinas locales o periféricas informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos. (Ortografía y redacción.Documento en línea).

Modelo de Circular

Relación entre memorando y circular

• MEMORANDO: interdepartamental/ informal (no tiene ni saludo ni despedida/ una o más personas

• CIRCULAR: interdepartamental, comunicación externa/ semiformal (no es un original)/ varias personas

REDACCIÓN COMERCIAL

Redacción Comercial

Concepto:

Es el escrito de cartas u otros documentos formales que se envían entre empresas y       personas de negocios...

Partes de una carta comercial

1- Membrete: la idea de ubicar el membrete en el borde inferior de una carta y empezar con lo principal (nombre del destinatario).

Como se distribuyen las cartas en el membrete:

-El domicilio: se establece en la escritura de constitución o el registro de la cámara de comercio

-La dirección: esta constituida por datos referenctes para la comunicación : nomenclatura. domiciliario, numero de teléfono, numero de fax, dirección electrónica entre otras

-Publicidad o lema: la publicidad se acostumbra cuando la razón social no es indicadora de la empresa. El lema destaca políticas  metas y objetivos.

2- Numero consecutivo: regulado por el código de comercio esto se aplica en las cartas oficiales y privadas.

3-Lugar y fecha: se acostumbra iniciar la carta con el nombre de la ciudad de origen la fecha debe escribirse en el siguiente orden: día, mes y año; el nombre del mes siempre debe escribirse en minúscula y el año sin coma y sin puntito ejemplo:

San Miguel, 28 de febrero de 2011

4-Datos del destinatario:

-Tratamiento: puede ser social (señor, señora) o académico (doctor, lic)

-El nombre: se integra con otro nombres y apellidos en algunos países se utiliza mayúscula para destacar la importancia.

-El cargo: es necesario incluir el cargo del destinatario en el cargo comercial.

-Nombre de la empresa: no va con mayúscula fijas solo s usa así cuando se trata de una sigla cuando el cargo social son cortas, pueden ir en el mismo renglón unidos por una coma.

-Dirección: se debe preferir la escritura de la dirección exactamente como aparece en el documento original que se contesta. hay que  familiarizarse con el sistema de codificación de la ciudad.

-Lugar del destino: se debe escribir el nombre de la ciudad, departamento, estado o país.

5-El asunto: el uso de esta parte no es muy practica si se escribe en cartas de un párrafo; sin embargo muchas empresas lo conservan para facilitar el proceso de archivo.

6-Saludo vocativo: en esta parte hay que diferenciar entre un mensaje parecido de un saludo y otro vocativo.

Donal Walton un experto en comunicación afirma que "una carta debe parecerse a un dialogo amistoso que sostienen dos personas que se encuentran de repente en la calle se saludan, conversan y se despiden"

ejemplo:

Saludo     (cordial saludo señor Torres)

Saludo vocativo (estimado señor Torres)

7- El cuerpo o texto de la carta: el numero ideal de párrafos es tres aperitivo, plato fuerte y postre; teniendo en cuenta las características vitales, el buen lenguaje, relaciones humanas y todos los factores de la corrección.

8-Despedida: consecuentemente con un saludo debe haber una despedida las palabras atentamente y cordialmente no son precisamente despedida a esto le llamamos cortesía.

ejemplo:

Despedida (hasta otra ocasión, hasta pronto)

Cortesía (cordialmente, atentamente)

9-Nombre del remitente: se emplea el mismo tipo de letra que se usa para escribir el nombre del destinatario encima del nombre va la firma del remitente.

ejemplo:

firma

kenia Cedillos

10-Cargo: posición de trabajo ejemplo: gerente general

11-Anexo: siempre es conveniente escribir la información especifica de lo que se envía por ejemplo: letra de cambio, catálogos etc.

anexo:contrato

12- Copia: copia de la carta

13- Identificación del indicador: quien hizo la carta

 Estilos de cartas

Son dos estilos de cartas mas usadas los cuales son:

1-Estilo bloque extremo: en las cuales las partes de las cartas aparecen a margen izquierdo. Este estilo armoniza con el diseño.
2- Estilo bloque: que al igual que el estilo bloque extremo el texto empieza por el margen izquierdo excepto las lineas de referencia, el nombre, fecha digitada y el cargo que están al lado derecho del papel.


Planeamiento de una carta. 

Planear o planificar es: crear una secuencia de trabajo para evitar olvidos o errores por tal razón se hace necesario e importante  el planeamiento de la misma.

Una carta no se improvisa, es la conbinacion de la experiencia personal, el conocimiento del idioma y un plan cuidadoso.

Nuestra linea de montaje como alternativa creativa le permitirá ordenar su trabajo si la sigue minuciosamente, muy pronto se convertiría en un abito productivo.
El planeamiento de una carta consta de las siguientes partes:

1- Concepción: es la etapa inicial en la que se piensa en el mensaje como necesidad o conveniencia.
La idea de esta parte no es siempre ordenada y definida. Por lo general es preciso poner muchas ideas en orden y ahí vienen precisamente dos y tres.

2- Recolección de datos: Pablo Freire define comunicación como transferencia de información. Esta definición implica la necesidad de hacer que un mensaje lleve el objetivo propuesto "comunicar".

Los datos mas frecuentes son nombres, fechas, numero de factura guía, cheque o giro, fax o e-mail, fechas de embarque, fechas de pago, precios, catálogos etc, garantizara la integridad del mensaje.

3- Bosquejo de ideas: punto e partida en el orden de las ideas. Un sustantivo focal para cada idea sera suficiente para señalar el camino que debe seguir en la persona en el momento de escribir un borrador. La integridad en un mensaje todas las ideas y todos los datos.
Algunos bosquejos pueden ser:
-gracias invitación
-aceptación

4- Síntesis sustantivada:  consiste en identificar los sustantivos como idea mínima de expresión aparir de la cual se escribirán las ideas completas.

El lenguaje sustantivo permite definir con mayor precisión las ideas necesarias para elaborar el borrador de una carta.

5- Borrador: con base en el orden de las ideas en el bosquejo se elabora el borrador; dos o tres párrafos uno para cada idea) que resulta de la aplicación de cuatro aspectos:

• Buen uso de lenguaje, ortografía y puntuación.
• Características complementarias y vitales
• El buen gusto
• Principio de relaciones humanas

Ejemplo de como se debe planificar una carta por medio de bosquejo y borrador:
Bosquejo (lectura revista)
Borrador (Hemos leído con agrado su revista "El Mundo Viajero" y la encontramos novedosa y moderna)

6- Control de calidad 1: pocas personas preparan un borrador por eso una revisada en el borrador es el mejor control esta es la gran virtud permite mejorar la calidad del producto.

7- Borrador mejorado: luego del mejoramiento del primer borrador después de haber verificado sus características es urgente que también analice la estructura gramatical, la ortografía, la puntuación y el buen gusto a la hora de escribir.

-Párrafo de apertura: debe crear o despertar en la mente del lector el interés por el mensaje que transmite.
-Párrafo de cierre: con este párrafo se deja y se mantiene el impacto favorable inicial. Debemos despertar y mantener la simpatía y confianza hacia el producto o servicio que ofrecemos.

8- Copia digitada: la digitacion de una carta se hace en un procesador de texto destacando los aspectos físicos de la carta margenes, espacios, estilo etc.

9-Control de calidad 2

10- Impresión


Consulta comercial  

La consulta comercial consiste en la realización de consultas a los productos comerciales, para una gran cantidad de Ruta, en donde la respuesta no se entrega en forma inmediata sino, que se entrega después de un tiempo, que depende de la cantidad de Ruta consultados, pero que no demora más allá de dos días.

Un empresario que quiere adquirir una nueva maquina para su fabrica o el gerente que desea tomar un plan de vacaciones; todos ellos se interesan por catálogos precios, posibilidades de adquirir un producto o servicio. Todos ellos empiezan por escribir una consulta comercial.

Para contestar esa comunicación siempre abra un director o un equipo que desea vender un viaje de vacaciones, una maquina o un equipo de oficina, entonces, lo primero que hay es reunir la información solicitada y responder a la consulta.

Para planificar se deben tomar en cuenta los siguientes principios que harán que su consulta sea eficaz

1- Explique a su lector por que lo ha elegido como fuente 
2-Solicite la información que solicita con claridad y brevedad
3-Sea especifico en los datos que solicita
4-Pida información adicional, ayuda o consejo
5-Dirigía la solicitud a la persona indicada de la empresa o institución
6- Acompañe un sobre timbrado si la respuesta a su consulta es mas un favor que un negocio
7- Agradezca (en futuro ) por la atención que su consulta pueda recibir.

Planeamiento de la consulta comercial

                                                               Proceso Básico
 Bosquejo -Síntesis sustantivada -Borrador -Control de calidad 1 -Borrador mejorado -Control de calidad 2


                                       Bosquejo de ideas
          Plan A                                                     Plan B
Idea que origina la cata                              Idea que origina la carta                                               
Información deseada                                 Preguntas sobre información deseada
Agradecimiento                                         Agradecimiento


Ejemplo de consulta comercial Plan A
Consulta sobre modelos de casa

Bosquejo:
Proyecto de construcción - Información arquitecto - Agradecimiento

Síntesis sustantivada:
Proyectamos construcción casa. Urbanización El Paraíso agradeceremos información sobre profesionales que exhiben maqueta su oficina. Gracias ayuda.

Borrador:

Estimados señores:

Mi familia y yo poseemos un lote de tierra en la urbanización "El Paraíso" y pensamos edificar nuestra soñada casa propia. 

Cuando visite su empresa constructora recientemente quede impresionada por los modelos de casas exhibidos en la maquila central de su oficina y me agradaría obtener información sobre el profesional que realiza este trabajo. 

Estaré muy reconocido por la ayuda que pueda brindar en este sentido.

Atentamente,

Rosario Hernandez

Borrador mejorado

Saludos cordiales para ustedes:

Poseemos un terreno en la urbanización "El Paraíso" y pensamos edificar la soñada casa propia.

Cuando visitamos su empresa constructora nos agradaron los modelos de casa exhibidas en maqueta de su oficina y desearíamos obtener información sobre los profesionales que realizaron este trabajo.

Apreciaremos la ayuda que nos pueda brindar.

Hasta entonces,

Rosario Hernandez

Ejemplo de consulta comercial de plan B
consulta sobre informes turísticos

Bosquejo: Plan de viaje - Preguntas sobre servicios turisticos - Agradecimiento

Sintesis sustantivada:
Plan de viaje , cuarenta y cinco personas, apreciare informacion paquetes escolares economicos, gracias.

Estimado señor Peralta:

Cuarenta y cinco jovenes de la proocion "pedro B. Castillo" Piensan realizar una excursion a Cartagena de Indias en el mes de enero y apreciare como tutor del grupo que me ofrezca la siguiente informacion:

1-¿ Se encargaria su agencia de organizar el viaje turistico?

2-¿ Hay para enero algun paquet turisico que sea economico?

3-¿ Se encararia su agencia de tramitar toda nuestra documentacion de viaje?

Quedare muy reconocido si se sirve ofrecernos, a vuelta de correo, algun folleto que ilustre los lugares que podriamos visitar y  la informacion que estime conveniente.

Atentamente,

Borrador mejorado

Un saludo cordial señor Peralta

Cuarenta y cinco jovenes de la promcion "Pedro B. Castillo" piensan realizar una excursion a Cartagena de Indias en el presente mes y apreciare como tutor del grupo que me proporcione la siguiente informacion.

1-¿Se encargaria su agencia de organizar el viaje turistico?

2-¿ Hay para enero algun paquete  turisico que sea economico?

3-¿ Se encararia su agencia de tramitar toda nuestra documentacion de viaje?

Apreciare la ayuda que pueda ofrecernos devolver por correo o fax algun folleto que ilustre los lugares que podriamos visitar y la informacion necesaria.

Hasta entonces,


RESPUESTA A LA CONSULTA COMERCIAL

Responder cordial y oportunamente a un consulta es un cortesia y coveniencia comercial. cortesia cuando la consulta  no le proporcina ventaja economica alguna yconveniencia cuando surge un posible clinte de los informes que ha proporcionado.

Para que la respuesta a la consulta sea eficaz deben tomarse encuenta los siguientes principios esenciales:

1- Responda en fora inmediata: una respuesta oportuna es siempre señal de seriedad, cumplimiento y crea una imagen muy favorable.

2- Ofezca datos especificas y completas: proporcione datos mas claras y completas que pueda de ese modo ayudara a su futuro cliente a decidir por su compra.

3- Sea cordial: un cordial no solo porque la cordialidad es caracteristica vital del mensaje si porqueese trato genera mayor interes en el lector y late deseable buena voluntad, es preciso ser cordial y amistoso.

4- Proporcione inormaion adicioal: en la era de la informaion cualquier dato adicional es de utilidad para tomar una mejor decision. con mucha frecuencia el clente ignora datos tecnicas y si usted generosamente los ofrece facilita la toma de decisiones.

Amenudo una sugerencia o recomendacion hacia un producto de especial caracteristica resulta muy conveniente.

Los objetivos fundamentales que debe cumplir a la respuesta de la consulta comercial son:

• Comunicar sobre precios, catalogo, servicios
• Persuadir al cliente para que compre
• Crear y mantener la buen voluntad

Planeamiento de la respuesta a la consulta comercial.

El plan de la carta debe corresponder a la estructura de la consulta recibida:


PLAN  A                                            PLAN  B
-Gracias consulta                                -Gracias consulta
-Informacion solicitada                       -Respuesta preguntas
-Informacion adicional                        -Informacion adicional
-Refuerzo amable                               -Refuerzo amable


Ejemplo de la respuesta a la  consulta comercial

Bosquejo: Fenix - Recomendacion - Servicios

Sintesis sustantivada:
Autora de proyectos es constructora Fenix av.Los Alamos 396 Oeste, telefono 426-9240. Su solvencia es garantia. Saludos.

Borrador:

Estimado señor Taboada:

Nos complace informarle que los modelos de casa que usted ha admirado en nuestra oficina son obra de la empresa constructora Fenix, con oficinas en Avenida Los Alamos 396 Oeste. telefono 426-9240 y fax 496-4015.

La solvencia de esta empresa, especialmente la del equipo de arquitectos, es muy reconocida y nos da mucho gusto en recomendar.

BORRADOR MEJORADO

Un saludo cordial señor Taboada

Complacidos le informamos que la empresa constructora Fenix y su equipo de arquitectos es responsable de nuestro proyecto de construccion. sus oficinas estan en avenida Los Alamos 396 oeste telefono 426-9240 y fax 496-4015.

Nos compace recomendar los servicios de esta empresa y haber contribuido con informacion para usted

Hasta otra ocasion

Ing. Roberto Orellana

El Pedido

El  objetivo básico de una carta de pedido es convertirse en un testimnio escrito de un compromiso aceptado por las partes en una operación de compraventa.

Un pedido puede ser elaborado de tres maneras una carta de pedido enviada por fax o correo, un pedido por e-mail.

Cuando la carta del pedido así lo exige o cuando el pedido se hace a otra localidad o país se prefiere la formalidad de la carta en la cual se establecen y aceptan los términos de la cotizacion.

Los datos esenciales de una cara de pedido son:

1. Numero de pedido: es importante para su seguimiento o referencia
2. Numero de catalogo: facilita la identificacion del articuló escogido
3. Descripción de los artículos o servicios: cantidad, articulo, referencia,marca, precio unitario y al mayoreo, código, tamaño, color,material,acabado etc. Hay que especificar con toda laidad para facilitar la atención y puntualidad en su tramitación.
4. Forma de pago contado o crédito además es importante estipular el acudo convenido al respecto
5. Instrucciones de embargue: de no haber un método pre-establecido y acostumbrado de embargue es preciso estipular la condición especifica aéreo, férreo, marítimo, terrestre. o cluvial (como o vamos a enviar).