MEMORANDO

MEMORANDO

El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

En la práctica podemos distinguir, tanto en lo que atañe a la forma como en lo que concierne a su contenido y extensión, dos clases de memorandos:

Memorando breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa u organismo posee con su propio membrete.

En dicha hoja aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que indican:

A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece

DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que pertenece.

FECHA: Puede usarse en forma abreviada.

ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.

FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

Memorando extenso

Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.

Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesión, precisión y armonía que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el destinatario. (Fernández de la Torriente, G. 1979).

Recomendaciones generales

Se debe evitar:

• Expresarse en primera persona del singular

• Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.

• Abusar del tiempo del destinatario.

• Elaborar ideas obvias

• Incluir algo que no venga al caso.

• Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación

• Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas

• Usar y abusar de la construcción negativa

• Emplear rodeos y redundancias

• Acumular oraciones difusas

• Ser oscuro en las expresiones

• Herir sensibilidad del receptor

• Firmar antes de releer el escrito.

Otro modelo de Memorando