EL INFORME

EL INFORME

Como decíamos anteriormente la finalidad de un Informe es transmitir información en forma vertical ascendente, y podríamos estructurar este documento, de la siguiente manera:

Encabezado: 

          TITULO         la palabra  INFORME  y el numero correlativo que le corresponde.

           Para:              Destinatario                                 Para

           Asunto:          Tema o titulo                               De

          Fecha:              Fecha                                            Fecha

Contenido: 

Se divide en tres partes, denominadas Introducción, Cuerpo o texto y onclusiones.

También en este punto se deben mencionar las partes eventuales de este documento que pueden ser recomendaciones o anexos.

Introducción:

Es la parte preparatoria del informe en que el emisor expone brevemente los objetivos de la comunicación, menciona el nombre del destinatario a cuya petición se elaboró el estudio y relata el procedimiento seguido, enunciando cada una de las fuentes donde obtuvo su información.  En este punto puede emplearse además un resumen, sobre todo cuando el informe es muy extenso y el receptor no dispone de tiempo para enterarse del documento completo.

El termino motivación es muy positivo porque encierra un deseo fuerte para que el informe sea leído, si el informe es de una pagina elimine el titulo del asunto pero incluya la linea con el nombre y el numero.

Cuerpo o Texto o Análisis: 

Es la parte medular del informe que contiene la información  detallada que suministra el emisor sobre el tema analizado. Debe usar términos específicos, como ventas, producción, programa, ventajas, cobranzas etc.

Conclusiones: 

Es la parte final, en que el emisor plantea las conclusiones que se derivan rigurosamente de la información presentada, resumen o síntesis.

Partes Eventuales. 

Recomendaciones: 

El emisor puede formular sugerencias o indicaciones para que el receptor adopte las decisiones más adecuadas. Solo es de aplicación en informes detallados y semidetallados o cuando el autor tiene la autoridad para recomendar.

Anexos:

Corresponde a los materiales que se pueden adjuntar como prueba o ampliación de la información suministrada.  Pueden ser documentos, esquemas, cuadros, gráficos.

Despedida:

En algunos países no se acostumbra a incluirla.  Se escribe solamente Atentamente al finalizar un informe con demasiada formalidad.

Algunas esas utilizan expresiones mas sinceras y originales como las siguientes:

"Por la grandeza de su empresa"    "Hacia la calidad total"  "Por su mejor decisión"

Firma:

Después de cuatro espacios se escribe el nombre y cargo de la persona que genero el informe con su firma.

                                         ELABORACIÓN DEL INFORME

El informe consta de dos partes, para su correcta construcción.  

Planificación.  

En este punto se deben resolver cuatro preguntas esenciales que son:  ¿Qué propósito persigue el informe?  ¿Quién es el destinatario del Informe? ¿Disponemos de todos los documentos necesarios para elaborar el informe?  ¿Cuál es la mejor disposición para expresar las ideas?

Redacción: 

El informe debe cumplir con las mismas normas de claridad y de precisión que se mencionan en la orden, como por ejemplo: vocablos exactos y sencillos, en caso necesario los tecnicismos deben aplicarse.  Frases breves.  Párrafos cortos.  Designación de personas según sus cargos y no por sus nombres. Referencia a documentos por su naturaleza, número y fecha.  Debemos tener presente que lo que le interesa principalmente al destinatario es qué hechos serán esclarecidos y cuáles son las soluciones propuestas.  Y que el lenguaje y la construcción simples aseguran la rápida comprensión del informe.

          1. Criterio básico:  Tradicional o moderno.

          2. Estilo de escritura: Personal, impersonal o columnario.  

          3. Amplitud: Una dos o tres paginas.

          4. Secciones: Inspección, reparación, datos administrativos y anexos, según factores                     de decisión

          5. Bosquejo:

                                   Relación de piezas - Relación de tareas - Programación, mano de obra,                                        materiales - Anexos

          6. Borrador: Desarrollo de ideas en párrafos claros y breves. Presentación de tablas y                                       gráficos.

           7. Control de calidad: Revisión cuidadosa de los datos para que cumpla con los                                                                  requisitos de excelencia.

           8. Producción del informe: Procesamiento del texto, tamaño, letra o fuente debe ser 12                 y de fácil lectura, texto a espacio sencillo y doble entre párrafos.

           9. Edición o critica:  Mejoramiento y actualización de datos y textos.

         10. Impresión del informe: Debe ser de calidad, con papel membretado de la empresa.

         11. Nuevo control de calidad: Verificación.

         12. Presentación:  En papel - Electrónica( envió por correo)  

                                                                      INFORME 0476-16

Para: Ingeniero Ronal Calvo, Administrador

Asunto: Reparación de motor diésel 765

Fecha: 02/ 09/2016

a. Inspección

        Culatas, camisas, pistones, y bielas en buen estado

        Eje ciguenal, cunas de bancada con medidas aceptables

        Bocinas, guías de válvulas de escape con desgaste

        Empaquetaduras deterioradas

 b. Reparación

   Limpieza y pulido de culatas, camisas, pistones, bielas, ejes, ciguenal y cunas

    Armado de motor 765 con nuevas bocinas, guías y empaquetaduras

     Pruebas de operación: normales

 c. Datos administrativos

      Programación 

       3.1 Bronce comercial de 2" x 1.5" longitud: una pieza

       3.2 Empaquetadura de 1/6 x 4 x 4: dos piezas

 d. Anexos

       Planilla de calibraciones

        Formato para entrega de equipo reparado

Hacia la calidad total

Jorge Flores

Gerente de planta

            

INFORME SIMPLE