Correspondencia Comercial

LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

LA COMUNICACIÓN ESCRITA

La comunicación escrita entre personas que se encuentran en lugares diversos se llama correspondencia.  La correspondencia está impregnada de un estilo que la hace única e irrepetible.  Estilo es lo característico o propio de ser de una persona, aquello que lo identifica.

Tenemos diversos estilos en cada una de las especialidades intelectuales o estados psicológicos del hombre, en sus manifestaciones escritas.  Podemos citar varios estilos como el literario, el científico, el diplomático, el familiar, el comercial  y el oficial., entre otros.

                           CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Este tipo de correspondencia se realiza entre empresas o entidades con las cuales tienen alguna relación mercantil y entre los clientes de éstas.  Dentro de sus ventajas tenemos que a través de ellas es posible entablar contactos comerciales, ofrecer servicios y productos, poner en conocimientos de los demás alternativas económicas, hacer un enlace ente el consumidor y el vendedor, es menos costosa que una visita personal, además la carta llega y la llamada telefónica puede no ser aceptada.  Proporciona un registro escrito de las transacciones realizadas y es confidencial, pues casi siempre se lee en privado y sin interrupciones.

Resumen podemos decir que el "Estilo Comercial" es la especial manera de redactar cartas tendientes a poner en contacto intereses económicos, con el efecto de realizar negocios o transacciones comerciales; que esta correspondencia pertenece a la Comunicación Externa de la empresa y  es de carácter formal, pues existe a través de ellas un testimonio escrito de la transacción.

CARACTERÍSTICAS

                Claridad, es un factor importante en la redacción de cartas comerciales, pues el mensaje se debe transmitir de tal manera que el lector no tenga que responder con una carta de aclaración.  Para que una carta sea clara debe expresar en un tiempo mínimo todas las ideas indispensables.

Concisión, esta característica implica el empleo de palabras indispensables para hacer que el mensaje sea breve y completo, una carta en que abundan las palabras tediosas hacen que el hombre de negocios no la lea en una forma adecuada, pues le significa una pérdida de tiempo.

 Objetividad, una carta comercial se escribe para lograr un objetivo y por lo tanto, este debe ir implícito en ella y en forma atendible, para que se lleve a feliz término la transacción comercial.

Cortesía, refleja una actitud sincera y cordial que contribuya a crear y sostener la buena voluntad del lector hacia la persona que escribe.

Corrección, implica mantener una buena ortografía, evitando errores de digitación, mala presentación, mal balance, estructura incorrecta,.

Cohesión, permite vincular la idea del primer párrafo con la del segundo y así sucesivamente, de esta forma el lector es conducido a través del tema en forma articulada hasta el final de la lectura.

Crear Interés, una carta comercial tienen que atraer y mantener la atención del lector de tal manera que este sienta la necesidad de actuar o reaccionar en forma favorable para ello el material debe ser presentado en forma agradable y precisa.

Lenguaje positivo, debe tratar de provocar una reacción favorable, llevar al lector a la acción.  Evitando palabras juveniles o expresiones demasiado arcaicas.

Lenguaje Actualizado, Evitar arcaísmos. Aunque esto tampoco significa que se deban emplear palabras juveniles.